Offboarding und Wissenstransfer: Wissen sichern, wenn jemand geht

Die meisten Unternehmen investieren viel in den Anfang eines Arbeitsverhältnisses und wenig in sein Ende. Dabei geht beim Ausscheiden oft mehr verloren, als einem bewusst ist: das Wissen, warum ein Prozess so ist, wie er ist; die Kontakte zu Kunden und Lieferanten; die Kenntnis von Sonderfällen, die nirgends aufgeschrieben sind. Besonders deutlich wird das bei Ruhestandswellen, wenn in kurzer Zeit viele erfahrene Mitarbeiter gehen.

Ein gutes Offboarding sichert dieses Wissen, schützt Daten und Systeme und sorgt dafür, dass Menschen das Unternehmen in gutem Einvernehmen verlassen. Ehemalige Mitarbeiter sind Botschafter, mögliche Rückkehrer und manchmal künftige Kunden.

Wie beim Onboarding hilft ein Plan mit Fristen relativ zum Austrittsdatum und klaren Zuständigkeiten.

Der beste Zeitpunkt für Wissenstransfer liegt vor der Kündigung. Eine Kompetenzmatrix zeigt, wo eine kritische Kompetenz nur bei einer Person liegt. Solche Wissensinseln sind ein Risiko, nicht nur beim Ausscheiden, sondern auch bei Krankheit oder Urlaub. Wer sie kennt, kann rechtzeitig Vertretungen aufbauen.

Hilfreich sind einfache Fragen an Teams: Welche Aufgaben kann bei uns nur eine Person? Was passiert, wenn sie drei Wochen ausfällt? Wer ist in fünf Jahren im Ruhestand, und welches Wissen geht dann mit?

Nicht jedes Wissen lässt sich aufschreiben. Faktenwissen — Abläufe, Ansprechpartner, Zugangswege — gehört in eine Dokumentation. Erfahrungswissen — wie man einen schwierigen Kunden anspricht, woran man einen drohenden Maschinenschaden hört — gibt man am besten im gemeinsamen Arbeiten weiter.

Ein ausscheidender Experte kann mehr hinterlassen als eine Übergabenotiz. Wer seine Präsentationen, Schulungsunterlagen und Erklärungen in einen kurzen Kurs überführt, macht sein Wissen für alle Nachfolger nutzbar. Aus vorhandenem Material wie Präsentationen, PDF-Dokumenten oder Texten lässt sich mit heutigen Werkzeugen in kurzer Zeit ein Kursentwurf erzeugen, den der Experte dann prüft und ergänzt.

In Universe übernimmt die Kurs-Werkstatt diese Aufgabe: Präsentation, PDF, Text, bis zu drei Webadressen oder ein Video hineingeben, die Werkstatt erkennt die Themen und schlägt einen Kurs vor. Der fertige Kurs kann dann als Schritt in den Einarbeitungspfad des Nachfolgers aufgenommen werden.

Das Austrittsgespräch ist eine der ehrlichsten Rückmeldungen, die ein Unternehmen bekommen kann. Wer geht, hat wenig zu verlieren. Gute Fragen sind: Was hat dich bewogen zu gehen? Was hätte dich gehalten? Was sollten wir beibehalten? Die Antworten sollten gesammelt und ausgewertet werden, nicht nur in der Personalakte landen.

Beim Ausscheiden enden auch Zugriffsrechte. Zugänge sollten zum Austrittstermin gesperrt werden; die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten gehört zu den Pflichten des Unternehmens nach Art. 32 DSGVO. In der Personalverwaltung von Universe richten sich die Termine von Onboarding-Checklisten nach Eintritts- bzw. Austrittsdatum — so lassen sich auch Schritte für das Ausscheiden planen.