Wiederholungsfristen für Pflichtschulungen: Die Übersicht

In vielen Unternehmen kursieren Listen mit Fristen für Pflichtschulungen, bei denen nicht mehr erkennbar ist, was im Gesetz steht und was eine interne Festlegung oder eine Empfehlung ist. Das führt zu zwei Fehlern: Entweder werden Empfehlungen als Pflicht behandelt und Ressourcen verschwendet, oder echte Pflichten werden mit „machen wir alle zwei Jahre“ unterschritten.

Die folgende Übersicht nennt nur Fristen, die ausdrücklich in der jeweiligen Vorschrift stehen, und kennzeichnet, wo keine feste Frist existiert. Sie ist bewusst kurz und nicht abschließend; Branchen und besondere Tätigkeiten haben weitere Vorschriften.

Stand der Übersicht ist das Datum dieses Artikels. Maßgeblich ist immer der aktuelle Wortlaut der Vorschrift.

Fehlt eine feste Frist, ist das keine Einladung, die Schulung einmalig durchzuführen. Pflichten wie die Rechenschaftspflicht der DSGVO oder die Pflicht zu ausreichender KI-Kompetenz bestehen dauerhaft. Wer nur einmal schult, kann bei veränderten Systemen, neuen Mitarbeitern oder neuen Risiken kaum belegen, dass das Wissen noch ausreicht.

Bewährt hat sich ein fester, begründeter Rhythmus. Für Datenschutz und Informationssicherheit wählen viele Unternehmen jährlich, für Themen mit langsamer Veränderung zwei Jahre. Wichtig ist die Begründung — etwa die Veränderungsgeschwindigkeit des Themas, die Risiken im Unternehmen und Erfahrungen aus Vorfällen — und die konsequente Einhaltung.

Die Begründung sollte schriftlich festgehalten werden, etwa in einer kurzen Schulungsrichtlinie: welches Thema, welche Zielgruppe, welcher Rhythmus, warum. Bei einer Prüfung zeigt ein solches Dokument, dass der Rhythmus eine bewusste Entscheidung ist und kein Zufall. Ändern sich die Umstände — neue Systeme, mehr Vorfälle, neue Rechtslage —, wird der Rhythmus überprüft und gegebenenfalls verkürzt.

Zusätzlich zur regelmäßigen Wiederholung gibt es Anlässe, bei denen erneut geschult werden sollte oder muss — im Arbeitsschutz ausdrücklich nach § 12 ArbSchG.

In einem Lernsystem bildet man Fristen als Gültigkeit des Nachweises ab: Eine Schulung mit zwölf Monaten Gültigkeit erzeugt einen Nachweis, der nach zwölf Monaten abläuft. Damit die Wiederholung nicht erst nach Ablauf beginnt, sollte die Auffrischung rechtzeitig vorher zugewiesen werden.

In der Personalentwicklung von Universe ist das so gelöst: Pflichtschulungen haben eine Gültigkeit in Monaten, 30 Tage vor Ablauf beginnt automatisch ein neuer Zyklus. Die mitgelieferten Vorlagen sehen 12 Monate für Datenschutz, Informationssicherheit und Arbeitsschutz und 24 Monate für KI-Kompetenz und Gleichbehandlung vor. Diese Werte sind Vorschläge: Für Jugendliche etwa muss die Arbeitsschutzunterweisung halbjährlich wiederholt werden, und für Datenschutz oder KI-Kompetenz legt jedes Unternehmen seinen Rhythmus selbst fest.