Preboarding: Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag nutzen

Zwischen der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag und dem ersten Arbeitstag vergehen oft mehrere Wochen, bei Kündigungsfristen auch drei Monate oder mehr. In dieser Zeit ist der neue Mitarbeiter in einer Zwischenlage: Er hat sich entschieden, aber noch nicht angefangen. Der alte Arbeitgeber macht vielleicht ein Gegenangebot, andere Unternehmen melden sich noch. Wer in dieser Zeit nichts vom neuen Arbeitgeber hört, zweifelt leichter.

Preboarding hat deshalb zwei Ziele: die Bindung stärken und den Start vorbereiten. Das Zweite wird oft unterschätzt. Ein erster Tag ohne Laptop, ohne Zugang und ohne Plan sendet die Botschaft, dass niemand mit einem gerechnet hat.

Der größte Teil des Preboardings findet intern statt und ist für den neuen Mitarbeiter unsichtbar. Er entscheidet aber darüber, wie der erste Tag verläuft.

Kontakt in dieser Phase sollte persönlich, kurz und verlässlich sein. Eine Willkommensnachricht der künftigen Führungskraft, eine Vorstellung des Paten, ein paar Tage vor dem Start die praktischen Informationen: wann, wo, an wen wenden, was mitbringen. Manche Unternehmen laden zu einem Teamtermin oder einer Veranstaltung vor dem Start ein — freiwillig.

Ein Zugang zu einer kleinen Begrüßungsseite mit Informationen über Unternehmen, Team und den Ablauf der ersten Wochen kann helfen. Sie beantwortet die Fragen, die viele Neue haben, aber ungern stellen: Wie ist der Dresscode? Wo kann man mittags essen? Wie läuft der erste Tag ab?

Vor Vertragsbeginn ist der neue Mitarbeiter in der Regel noch nicht beim neuen Arbeitgeber beschäftigt und oft noch an seinen bisherigen gebunden. Verpflichtende Lernaufgaben, Pflichtschulungen oder Arbeitsaufträge in dieser Zeit sind deshalb problematisch — arbeitsrechtlich und für die Wahrnehmung. Wer vor dem ersten Tag schon „Hausaufgaben“ bekommt, fühlt sich schnell vereinnahmt.

Freiwillige Angebote sind dagegen in Ordnung, wenn sie klar als freiwillig gekennzeichnet sind: ein kurzer Kurs über das Unternehmen, ein Video vom Team, ein Glossar mit Begriffen aus dem Haus. Pflichtunterweisungen gehören in die erste Arbeitszeit — nach dem Arbeitsschutzgesetz erfolgt die Unterweisung während der Arbeitszeit. Diese Einordnung ist keine Rechtsberatung.

Ein Teil der Vorbereitung ist rechtlich vorgegeben. Nach dem Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten und aushändigen; einige Angaben, darunter Arbeitsentgelt und Arbeitszeit, müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen, andere innerhalb kurzer Fristen danach. Wer diese Unterlagen im Preboarding vorbereitet, entlastet den ersten Tag.

Dazu kommen Personalunterlagen, die für Lohnabrechnung und Sozialversicherung gebraucht werden. Eine Liste dessen, was der neue Mitarbeiter mitbringen oder vorab schicken soll, verhindert Nachfragen.

Preboarding funktioniert am besten als erste Phase des Onboarding-Plans, mit Fristen relativ zum Eintrittsdatum: „Hardware bestellen — 21 Tage vor Start, zuständig IT“. So weiß jeder, was er wann zu tun hat, auch wenn der Starttermin sich verschiebt.

In der Personalentwicklung von Universe beginnt die Onboarding-Reise mit der Phase „Vor dem ersten Tag“, die bis zu 60 Tage vor dem Start reichen kann. Schritte dieser Phase sind Zuständigen zugeordnet — etwa der IT oder der Personalabteilung —, damit Vorbereitendes erledigt ist, bevor der neue Mitarbeiter ankommt. In der Personalverwaltung richten sich die Termine der Onboarding-Checklisten ebenfalls nach dem Eintrittsdatum; Vorbereitendes liegt bewusst davor.