Hinweisgeberschutzgesetz: Wen und wie schulen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schützt Personen, die im beruflichen Zusammenhang Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Es setzt die EU-Richtlinie (EU) 2019/1937 um und ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Der sachliche Anwendungsbereich in § 2 ist weit: Er reicht von Straftaten über bestimmte Ordnungswidrigkeiten bis zu Verstößen gegen zahlreiche Vorschriften, etwa zu Geldwäsche, Produktsicherheit, Umweltschutz, Datenschutz und Wettbewerb.

Hinweisgebende Personen können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle des Arbeitgebers oder an eine externe Meldestelle wenden (§ 7 Abs. 1). Beschäftigungsgeber sollen Anreize schaffen, dass zunächst intern gemeldet wird, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann (§ 7 Abs. 3). Das gelingt nur, wenn die Beschäftigten der internen Stelle vertrauen — und dafür müssen sie sie kennen.

§ 12 verpflichtet Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben. Für private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten galt diese Pflicht erst ab dem 17. Dezember 2023; sie können nach § 14 Abs. 2 eine gemeinsame Stelle mit anderen betreiben. Die Meldestelle kann auch durch einen Dritten betrieben werden (§ 14 Abs. 1); die Verantwortung, Verstöße abzustellen, bleibt beim Beschäftigungsgeber.

Das Verfahren ist in §§ 16 und 17 geregelt: Meldungen müssen mündlich oder in Textform möglich sein, der Eingang ist spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen, und innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zu geplanten oder ergriffenen Folgemaßnahmen. Die Vertraulichkeit der Identität ist nach § 8 zu wahren. Außerdem muss die interne Meldestelle klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithalten (§ 13 Abs. 2).

Die einzige ausdrückliche Qualifikationsanforderung des Gesetzes betrifft die Meldestelle selbst. Nach § 15 Abs. 1 sind die dort beauftragten Personen in ihrer Tätigkeit unabhängig; sie dürfen andere Aufgaben wahrnehmen, solange keine Interessenkonflikte entstehen. Nach § 15 Abs. 2 tragen die Beschäftigungsgeber dafür Sorge, dass die beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.

Was zur Fachkunde gehört, beschreibt das Gesetz nicht im Einzelnen. Aus den Aufgaben der Meldestelle lässt sich aber ableiten, was sie können muss: Meldungen entgegennehmen und dokumentieren, Stichhaltigkeit prüfen, Vertraulichkeit sichern, Folgemaßnahmen einleiten und mit der hinweisgebenden Person kommunizieren.

Für die Belegschaft enthält das HinSchG keine Schulungspflicht. Trotzdem hängt der Erfolg des Systems davon ab, dass Beschäftigte die Meldewege kennen und wissen, dass sie geschützt sind. Eine kurze Information beim Eintritt und eine wiederkehrende Einheit genügen oft: Was kann ich melden, wo, auf welchem Weg, was passiert dann, und welche Rechte habe ich?

Führungskräfte brauchen mehr. Nach § 36 sind Repressalien gegen hinweisgebende Personen verboten, auch deren Androhung und Versuch. Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, wird vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt; der Benachteiligende muss das Gegenteil beweisen. Führungskräfte müssen deshalb wissen, wie sie reagieren, wenn ein Hinweis sie betrifft oder ein Teammitglied gemeldet hat.

§ 40 enthält Bußgeldtatbestände, unter anderem für das Behindern von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien, die Verletzung der Vertraulichkeit und das Nichteinrichten einer internen Meldestelle. Die Höhe der möglichen Geldbußen ergibt sich aus § 40 Abs. 6.

Für den Nachweis empfiehlt es sich, Schulungen der Meldestelle mit Inhalten und Datum festzuhalten und die Information der Beschäftigten zu dokumentieren. Schulungsunterlagen dürfen keine echten Fälle mit identifizierbaren Personen enthalten.

Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ist keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall gilt der amtliche Normtext in der aktuellen Fassung; bei Zweifeln helfen anwaltliche Beratung, der Datenschutzbeauftragte oder die zuständige Aufsichtsbehörde.