Digitale Zeugnisse: Was rechtlich gilt und was technisch geht

„Zeugnis“ ist ein Sammelbegriff. Für Schulzeugnisse gelten die Schulgesetze der Länder, für Hochschulzeugnisse die Hochschulgesetze und die Prüfungsordnungen der Hochschulen, für Arbeitszeugnisse § 109 der Gewerbeordnung, für Zeugnisse in der Berufsausbildung das Berufsbildungsgesetz. Ob und wie ein Zeugnis digital ausgestellt werden darf, entscheidet sich deshalb je nach Art.

Gemeinsam ist allen, dass ein digitales Zeugnis zwei Fragen beantworten muss: Ist es rechtlich das maßgebliche Dokument — oder nur eine Kopie? Und lässt sich seine Echtheit prüfen? Die erste Frage beantwortet das Recht, die zweite die Technik.

Für Arbeitszeugnisse ist die Rechtslage eindeutig: Nach § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Ohne Einwilligung bleibt es bei der Papierform.

Elektronische Form im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs bedeutet nach § 126a BGB, dass der Aussteller dem elektronischen Dokument seinen Namen hinzufügt und es mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versieht. Eine eingescannte Unterschrift auf einem PDF erfüllt das nicht. Arbeitgeber, die Zeugnisse digital ausstellen wollen, brauchen also eine qualifizierte Signatur und die dokumentierte Einwilligung.

Bei Hochschulen bestimmen Landesrecht und Prüfungsordnung, in welcher Form Zeugnis, Urkunde, Diploma Supplement und Transcript ausgestellt werden. Viele Hochschulen stellen das Original weiterhin auf Papier aus und ergänzen eine digitale, prüfbare Fassung. Andere nutzen bereits digitale Originale mit elektronischem Siegel der Hochschule.

Für den internationalen Gebrauch ist das Diploma Supplement wichtig, das nach den Studienakkreditierungsverordnungen der Länder Bestandteil jedes Abschlusszeugnisses ist. Für die Verwendung im Ausland kann zusätzlich eine Beglaubigung oder Apostille nötig sein; ob das auch für digitale Dokumente gilt, hängt vom Zielland ab.

Technisch gibt es mehrere Wege, ein digitales Zeugnis vertrauenswürdig zu machen. Sie schließen sich nicht aus, sondern ergänzen sich.

Ein gutes digitales Zeugnis ist für Menschen lesbar und für Maschinen prüfbar. Bewährt hat sich die Kombination: ein ansprechendes Dokument mit QR-Code, das genau so aussieht wie die Darstellung auf der Prüfseite, und dahinter ein signierter Nachweis nach offenem Standard. Wer prüft, sieht oben das Dokument, wie es der Inhaber erhalten hat, und darunter das Ergebnis der kryptografischen Prüfung.

Wichtig ist auch der Lebenszyklus: Zeugnisse können fehlerhaft sein und müssen dann widerrufen und neu ausgestellt werden. Ein Widerruf muss auf der Prüfseite sofort sichtbar sein. Und der Aussteller muss sicherstellen, dass Prüfseite und Schlüssel auch in vielen Jahren noch funktionieren.

Wer sich im Ausland bewirbt oder ein Studium beginnt, muss Zeugnisse oft beglaubigt vorlegen. Für Papierzeugnisse gibt es eingespielte Wege; bei digitalen Zeugnissen hängt es vom Zielland und der empfangenden Stelle ab, ob sie digitale Originale akzeptiert. Europäische Formate wie die European Digital Credentials sind gerade dafür gedacht, grenzüberschreitend prüfbar zu sein, ohne dass eine Beglaubigung nötig ist.

In Bewerbungsverfahren erleichtern digitale Zeugnisse die Arbeit beider Seiten: Bewerber schicken einen Link oder eine Datei statt Kopien, Arbeitgeber prüfen die Echtheit in Sekunden. Arbeitgeber sollten in ihren Prozessen festlegen, welche Formate sie akzeptieren und wie sie prüfen, und Bewerber nicht zwingen, mehr Daten offenzulegen als für die Stelle nötig.