Onboarding-Erfolg messen: Kennzahlen, die etwas aussagen

Onboarding kostet Zeit: von Führungskräften, Paten, Personalabteilung und IT. Ob sich das lohnt, zeigt sich nicht am Gefühl, sondern daran, ob neue Mitarbeiter bleiben, schneller arbeitsfähig werden und sich gut aufgenommen fühlen. Messung hilft außerdem, Schwachstellen zu finden: Wenn Neue in einer bestimmten Abteilung regelmäßig schlechte Rückmeldungen geben, liegt das selten an den Neuen.

Wenige Kennzahlen, regelmäßig betrachtet, bringen mehr als ein umfangreiches Berichtswesen.

Die Rückmeldungen der neuen Mitarbeiter sind wertvoll, weil sie früh kommen. Eine einfache Frage wie „Wie läuft deine Einarbeitung?“ mit einer Skala von 1 bis 5 und einem freien Textfeld genügt. Entscheidend ist, was mit den Antworten geschieht. Eine schlechte Bewertung sollte innerhalb weniger Tage zu einem Gespräch führen — nicht zu einem Eintrag in einem Quartalsbericht.

Wichtig ist auch die Sicht der Führungskraft daneben. Liegen beide Einschätzungen weit auseinander — der Neue fühlt sich verloren, die Führungskraft sieht alles im Plan —, ist das selbst ein Warnsignal.

Eine oft übersehene Kennzahl ist, ob die Schritte erledigt werden, für die nicht der neue Mitarbeiter zuständig ist: Ist die Ausstattung pünktlich da? Finden die Gespräche statt? Hat der Pate Zeit? Wenn hier Lücken sind, liegt das Problem im Ablauf, nicht beim Neuen.

Ein digitaler Plan, in dem jeder Schritt einer Zuständigkeit zugeordnet ist, macht diese Lücken sichtbar. Man sieht dann etwa, dass Schritte der IT in einer bestimmten Niederlassung regelmäßig zu spät erledigt werden, oder dass Gespräche an Tag 60 häufig ausfallen.

In vielen Unternehmen beginnen pro Monat nur wenige Menschen. Prozentwerte schwanken dann stark: Geht von fünf Neuen einer, sind das zwanzig Prozent Frühfluktuation. Betrachten Sie deshalb längere Zeiträume, schauen Sie auf die einzelnen Fälle und sprechen Sie mit den Beteiligten. Bei Rückmeldungen gilt außerdem: Werden Ergebnisse für kleine Gruppen angezeigt, lässt sich leicht herauslesen, wer was gesagt hat. Für anonyme Auswertungen sollte eine Mindestzahl an Antworten gelten.

In der Personalentwicklung von Universe stehen die wichtigsten Signale in der Übersicht der Personalabteilung: laufende Einarbeitungen, überfällige Zuweisungen, „Neu im Haus ohne Einarbeitung“ mit einem Knopf zum Zuweisen und die Frühwarnung aus den Rückmeldungen — Gespräche mit 1 oder 2 Sternen. Führungskräfte sehen unter „Mein Team“ den Stand ihrer Neuen und die Rückmeldungen.

Für Prüfer und eigene Auswertungen lassen sich alle Zuweisungen und das Änderungsprotokoll als CSV herunterladen. Kennzahlen wie Frühfluktuation verbinden sich daraus mit Daten aus der Personalverwaltung.

Messung lohnt sich nur, wenn etwas daraus folgt. Bewährt hat sich ein einfacher Rhythmus: Einmal im Quartal schauen Personalabteilung und einige Führungskräfte gemeinsam auf die Kennzahlen und eine Auswahl an Freitexten. Die Leitfrage ist nicht „Wer hat schlecht abgeschnitten?“, sondern „Was ändern wir am Ablauf?“.

Typische Erkenntnisse sind banal und wirkungsvoll zugleich: Die Ausstattung kommt in einer Niederlassung regelmäßig zu spät, weil die Bestellung erst nach dem Eintritt ausgelöst wird. Das Gespräch an Tag 60 fällt oft aus, weil es in die Urlaubszeit fällt. Neue in einer Abteilung fühlen sich in den ersten Wochen unterfordert, weil niemand Aufgaben für sie vorbereitet hat. Jede dieser Erkenntnisse führt zu einer kleinen Änderung im Plan — und genau so wird Onboarding Schritt für Schritt besser.