Der Avatar im Meeting

Er antwortet nur auf direkte Ansprache mit Anrede und Namen — „Herr Holtermann“, „Professor Holtermann“, „Doktor Holtermann“ —, auch wenn die Spracherkennung den Namen leicht verhört. Der Vorname allein genügt nie, denn im Termin kann es weitere Personen mit diesem Vornamen geben.

Ein kurzer Ruf ohne Anrede weckt nur die Technik vorab, damit die Antwort schneller kommt. Erwähnt ihn jemand in der dritten Person („… sagte gestern …“), bleibt er still.

• Die Einwilligung gilt je Person: Mitgeschrieben und ausgewertet wird nur, was jemand sagt, der eingewilligt hat.
• Ein Nein stoppt nicht den ganzen Termin — es streicht alles, was diese Person sagt, aus Mitschrift und Auswertung.
• Was sich keiner einwilligenden Person sicher zuordnen lässt, wird ebenfalls nicht gespeichert.
• Die Auswertung enthält nur, was im Gespräch vorkam: worum es ging, Empfehlungen und genau drei nächste Schritte — sonst bleiben die Listen leer.
• Sie ist immer zuerst ein Entwurf und geht erst nach Prüfung und Freigabe durch einen Menschen hinaus.

• Versendet wird nur eine freigegebene Auswertung und nur auf Knopfdruck des Betreibers — nie ein Entwurf, nie automatisch.
• Empfänger sind Personen, die im Termin eingewilligt und eine Adresse angegeben haben, und der Organisator. Wer Nein gesagt oder widerrufen hat, steht nicht auf der Liste und lässt sich auch nicht auswählen.
• Vor dem Versand zeigt die Vorschau genau die Mail, die hinausgeht — als gestaltete Fassung und als reiner Text.
• Jede Adresse bekommt die Zusammenfassung genau einmal, auch wenn zweimal geklickt wird. Scheitert die Zustellung an eine Adresse, lässt sie sich erneut versuchen; wer sie schon hat, bekommt sie nicht noch einmal.
• Die Mail nennt, worum es ging, die Empfehlungen und die drei nächsten Schritte, dazu den Hinweis, dass sie von einem KI-System erstellt und vom Betreiber geprüft und freigegeben wurde, einen Datenschutzhinweis und die Kontaktadresse.
• Sind alle ausgewählten Adressen bedient, steht die Auswertung auf „versendet“. Jeder Versandlauf steht im Protokoll — mit Zahlen, nie mit Adressen.

• Jede Mail trägt die Zusammenfassung zusätzlich als Datei: denselben Inhalt wie die Mail, im Look der Anlage, mit dem Hinweis auf die Erstellung durch ein KI-System, dem Datum des Termins, dem Freigabevermerk und dem Erstellungsdatum.
• In Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch, Schwedisch, Niederländisch, Ukrainisch und Russisch ist das ein PDF.
• In Chinesisch, Japanisch, Arabisch, Hebräisch und Hindi ist es eine HTML-Datei, die sich im Browser öffnen und ausdrucken lässt — in der richtigen Schreibrichtung. Für diese Schriften kann der PDF-Weg die Zeichen nicht sauber setzen; der Browser des Empfängers kann es.
• Enthält eine Zusammenfassung Zeichen, die das PDF nicht setzen kann — etwa chinesische Namen in einem deutschen Termin —, geht automatisch die HTML-Datei hinaus statt eines PDFs mit leeren Kästchen.
• Der Dateiname nennt den Anlass und das Datum des Termins. Die Vorschau zeigt den Anhang mit Namen und Grösse; er lässt sich dort herunterladen.
• Wäre die Datei zu gross, geht die Mail ohne Anhang hinaus — sie enthält den vollständigen Text ohnehin.

• Ist der Versand abgeschlossen, lässt sich die Zusammenfassung an einzelne weitere Personen nachschicken — nur an Personen, die im Termin eingewilligt haben, oder an den Organisator.
• Je Aktion genau eine Person: Adresse eintragen (falls noch keine da ist), „Nachschicken“, Vorschau für diese Person ansehen, bestätigen.
• Jede Adresse bekommt die Zusammenfassung höchstens einmal — wer sie im ersten Versand schon bekommen hat, lässt sich nicht noch einmal wählen. Ein gescheiterter Nachversand lässt sich erneut versuchen.
• Das Versanddatum der Auswertung bleibt das des ersten Versands; jeder Nachversand steht einzeln im Protokoll — ohne Adresse.

Der Nachversand braucht eine Datenbank-Änderung, die noch freigegeben werden muss. Bis dahin zeigt die Fläche „noch nicht freigeschaltet“.

Standard ist das Standbild der Figur mit Ton. Das Live-Video mit Lippenbewegung kostet je Minute und startet erst, wenn die verantwortliche Person den angezeigten Minutenpreis ausdrücklich bestätigt und eine Kostenstelle angegeben hat. Ohne Bestätigung bleibt es beim Standbild.

Abgerechnet wird nach angefangenen Minuten ab dem Start des Videos; der Verbrauch ist je Termin und Kostenstelle auswertbar.

Der Beitritt zu den einzelnen Konferenzwerkzeugen ist noch nicht eingeschaltet; die Funktion ist je Mandant schaltbar und steht standardmäßig auf aus.

• Termine anlegen, Kosten bestätigen, Entwürfe freigeben und die Zusammenfassung versenden: nur der Betreiber.
• Mitschrift und Einwilligungen liest nur der Betreiber des eigenen Mandanten; geschrieben wird nur serverseitig.