Betrieb & Verwaltung (Control)

Datenschutz: Löschkalender, Trockenlauf und Bericht

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Löschverlangen, ihre Nachweise und die wegen Aufbewahrungspflicht gesperrten Bestände — mit Löschkalender, einem Trockenlauf vorab und einem regelmäßigen Bericht an den Datenschutzbeauftragten.

Why#

Vor einer Aufsichtsbehörde zählen zwei Zahlen: was heute fällig ist — und was liegt, obwohl es fällig war. Die zweite ist der Befund, den eine Aufsichtsbehörde als Erstes findet.

How it works#

Click pathVerwaltungLöschung

1Die Seite „Datenschutz — Löschungen“ unter /admin/datenschutz öffnen. Oben der Hinweis auf überfällige Posten, falls es welche gibt.
2Vorher den Umfang prüfen: Der Verweis „Vorher den Umfang prüfen“ führt zur „Löschung — Trockenlauf“ (Menüpunkt „Löschung“). Dort die „E-Mail des Betroffenen“ eingeben und „Umfang prüfen“ — es wird nichts gelöscht.
3Der Trockenlauf zeigt je Tabelle die Strategie (endgültig löschen, pseudonymisieren, folgt mit, prüfen), die Zahl der Zeilen und einen Hinweis — dazu die externen Systeme.
4Zurück auf der Datenschutzseite: „Bericht an den Datenschutzbeauftragten“ einstellen — „Abstand in Tagen“ (1 bis 365; 90 = quartalsweise), Name und E-Mail des Datenschutzbeauftragten, dann „Speichern“.
5„Gesperrt, mit Löschdatum“ zeigt je Bestand Kategorie, Handlung, Fälligkeit und Rechtsgrundlage; „Löschvorgänge“ jedes Verlangen mit Datum, Stand und aufklappbarem Löschbericht.

Settings and switches#

No switch of its own in the feature catalogue — the feature belongs to its surroundings.

Der Abstand des Berichts steht bewusst nicht im Quelltext: Ohne Festlegung erzeugt der Lauf keine Berichte, und die Seite sagt das.

Löschen, Sperren, Anonymisieren#

Löschen — wo keine Pflicht entgegensteht, wird endgültig gelöscht.
Sperren — wo eine Aufbewahrungspflicht gilt, wird der Bestand gesperrt und bekommt ein Löschdatum (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
Anonymisieren bzw. Pseudonymisieren — wo Zusammenhänge erhalten bleiben müssen (etwa Statistik), ohne dass eine Person erkennbar bleibt.

Zwei Flächen, zwei Schritte#

Der Trockenlauf zeigt, was eine Löschung anfassen würde, ohne etwas zu verändern. Die Datenschutzseite führt aus und schreibt den Nachweis. Wer das nicht weiß, hält eine der beiden für kaputt — deshalb verweisen sie aufeinander.

Wer darf was#

Datenschutzseite: die Verwaltung einer Organisation (Personalleitung oder Hochschulverwaltung) für ihre Organisation, und der Betreiber.
Trockenlauf: nur der Betreiber.

Tips#

Aufbewahrungsfristen werden ab Jahresende gerechnet, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt; der Bericht beruht auf dem Ergebnis, nicht auf dem Plan.
Jeder Bericht lässt sich aufklappen; „kein Handlungsbedarf“ oder die Zahl der offenen Punkte steht schon in der Zeile.

Under review#

Der Trockenlauf beruht auf einer gepflegten, nicht bewiesen vollständigen Liste der Tabellen; vor einer endgültigen Löschung verlangt die Seite eine vollständige Prüfung und rechtliche Freigabe.