Handbuch / Sicherheit und Datenschutz
Protokoll
Universe Memory hält jede wesentliche Handlung mit Person, Aktion, Objekt und Zeitpunkt im Protokoll der Organisation fest.
Wozu
Wer hat was wann freigegeben? Das Protokoll beantwortet diese Frage für jede Organisation. Es schafft Nachvollziehbarkeit für Prüfungen, Datenschutz und interne Revision.
So geht's
- Ein Mitglied führt eine Handlung aus, etwa „Freigeben“ bei einem Wissenseintrag.
- Universe Memory schreibt einen Protokolleintrag: wer, welche Aktion, welches Objekt, welche Kennung, wann.
- Inhaber und Verwaltung können das Protokoll ihrer Organisation lesen; alle anderen nicht.
- Mikrofon nur nach Ihrem Klick
- Vier-Augen-Prinzip
- Daten in Frankfurt am Main
- Jede Freigabe im Protokoll
Abb. 1 Die drei Freigabebereiche: Einen besonders geschützten Eintrag eines anderen Fachbereichs liefert die Datenbank nicht aus, einen Fachbereichseintrag sehen dessen Mitglieder.
Was protokolliert wird
- Organisation: angelegt, beigetreten.
- Wissen: erfasst, zur Prüfung eingereicht, freigegeben, zurückgegeben, archiviert.
- Wissensfragen: gestellt, beantwortet, zurückgestellt.
- Team: Fachbereich angelegt, Person zugeordnet, Rolle geändert, eingeladen.
- Abläufe: angelegt, freigegeben.
- Lagebilder: erstellt, freigegeben.
- Entwürfe: erstellt, freigegeben, verworfen.
Was nicht im Protokoll steht
Das Protokoll hält fest, dass etwas geschah, nicht den Inhalt. Texte von Wissenseinträgen, Antworten oder Entwürfen stehen nicht darin. Ein Mitglied kann nur Einträge mit sich selbst als handelnder Person schreiben.
Tipps
Vergeben Sie die Rolle „Verwaltung“ an die Person, die für Revision oder Datenschutz das Protokoll einsehen muss; andere Rollen lesen es nicht.
Häufige Fragen
Wer darf das Protokoll lesen?
Inhaber und Verwaltung der jeweiligen Organisation.
Enthält das Protokoll die Texte?
Nein. Es enthält Person, Aktion, Objekt, Kennung und Zeitpunkt, nicht den Inhalt.
Verwandte Funktionen
Stand: · Konzept & Leitung: Alexander Holtermann