Das Handbuch
Universe Memory im Detail.
Jede Funktion mit Klickweg, Schritten, Rechten und häufigen Fragen – für Geschäftsführung, Mitarbeiter, Fachbereiche und IT.
36Funktionen und Themen
9Bereiche
30Begriffe im Glossar
Ich bin …
GeschäftsführungPrüfen und freigebenLagebild erstellen und freigebenLagebild als PowerPointArchivierenBelege und GegenhypothesenJemanden einladen
MitarbeiterWissenseintrag erfassenPer Sprache erfassenWissen suchenFrage stellenFrage beantwortenJetzt nicht
Bereiche
Erste SchritteKonto, Anmeldung, Organisation und Sprache6 EinträgeWissenErfassen, prüfen, finden, archivieren7 EinträgeWissensfragenGezielt nachfragen, ohne zu drängeln3 EinträgeAbläufeArbeitsschritte festhalten und als BPMN weitergeben4 EinträgeLagebildGeprüftes Wissen verdichtet für die Geschäftsführung3 EinträgeEntwürfeTexte vorbereiten lassen, selbst prüfen und versenden2 EinträgeTeamMitglieder, Rollen, Fachbereiche, Einladungen5 EinträgeSicherheit und DatenschutzTrennung, Mikrofon, Sprachmodelle, Protokoll, Datenstandort5 EinträgeFührung mit MaikeUniverse Memory auf der Website kennenlernen1 Einträge
Alle Funktionen
Erste Schritte
Konto anlegenMit Name, E-Mail-Adresse und Passwort ein Konto anlegen und die Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail freischalten.Anmelden und AbmeldenMit E-Mail-Adresse und Passwort in den Arbeitsbereich gelangen und ihn über „Abmelden“ wieder verlassen.Anmeldelink per E-MailOhne Passwort anmelden: Universe Memory schickt einen Link an die E-Mail-Adresse eines bestehenden Kontos.Organisation anlegenBeim ersten Besuch des Arbeitsbereichs eine Organisation gründen und dabei Inhaber werden.Die Übersicht im ArbeitsbereichDie Startseite des Arbeitsbereichs zeigt in vier Kacheln, was an Wissen, Fragen und Abläufen gerade ansteht.Sprache wählenUniverse Memory in einer von 15 Sprachen nutzen; Deutsch ist voreingestellt.
Wissen
Wissenseintrag erfassenUnter „Neuer Eintrag“ festhalten, was Sie wissen, mit Titel, Erklärung, Quelle, Fachbereich und Freigabebereich.Per Sprache erfassenEine Erklärung einsprechen statt tippen; Universe Memory wandelt die Aufnahme in Text um und fügt ihn ins Feld ein.Wer sieht welches WissenStatus, Freigabebereich, Fachbereich und Rolle entscheiden gemeinsam, wer einen Wissenseintrag lesen darf.Prüfen und freigebenEingereichte Einträge unter „Zur Prüfung“ lesen und mit „Freigeben“ veröffentlichen oder mit „Zurückgeben“ an den Verfasser zurückschicken.Vier-Augen-PrinzipNiemand gibt seinen eigenen Wissenseintrag frei, außer er ist das einzige Mitglied der Organisation.Wissen suchenIm Feld „Suchen“ alle Wörter eingeben, die in Titel oder Erklärung eines Eintrags vorkommen sollen.ArchivierenEinen geprüften Eintrag, der nicht mehr gilt, mit „Archivieren“ aus allen Listen nehmen, ohne ihn zu löschen.
Wissensfragen
Frage stellenEinem Kollegen unter „Eine Frage stellen“ gezielt eine Wissensfrage schicken, optional mit Anlass und Fachbereich.Frage beantwortenEine Frage unter „An Sie“ beantworten; die Antwort wird automatisch zu einem Wissenseintrag in Prüfung.Jetzt nichtEine Frage mit „Jetzt nicht“ um sieben Tage oder mit „In einem Monat“ um 30 Tage zurückstellen, ohne sie zu löschen.
Abläufe
Ablauf beschreibenUnter „Neuer Ablauf“ die Schritte eines Arbeitsablaufs zeilenweise schreiben oder einsprechen und als Entwurf anlegen.Entscheidungen im AblaufEin Schritt, der mit einem Fragezeichen endet, wird als Entscheidung erkannt und im BPMN-Export als Verzweigungspunkt ausgegeben.Ablauf freigebenDie verantwortliche Person oder die Leitung bestätigt einen Ablaufentwurf mit „Freigeben“.BPMN-ExportMit „Als BPMN laden“ einen Ablauf als BPMN-2.0-Datei herunterladen und in Modellierungswerkzeuge übernehmen.
Lagebild
Lagebild erstellen und freigebenZeitraum und Fachbereich wählen, „Lagebild erstellen“ klicken, das Ergebnis prüfen und mit „Freigeben“ bestätigen.Belege und GegenhypothesenJede Aussage eines Lagebilds nennt die Wissenseinträge, auf denen sie beruht; jede Hypothese steht neben einer Gegenhypothese.Lagebild als PowerPointMit „Als PowerPoint laden“ ein Lagebild als fertige Präsentation im Breitbildformat herunterladen.
Entwürfe
Team
Jemanden einladenUnter „Jemanden einladen“ eine E-Mail-Adresse und eine Rolle angeben; die Person erhält einen Einladungslink, der 14 Tage gilt.Einladung annehmenDen Link aus der Einladungs-E-Mail öffnen, gegebenenfalls ein Konto anlegen und mit „Beitreten“ Mitglied werden.Rollen und RechteFünf Rollen: Inhaber, Verwaltung, Geschäftsführung, Fachbereichsleitung und Mitarbeiter, jede mit klar umrissenen Rechten.FachbereicheFachbereiche anlegen, Personen zuordnen und festlegen, wer einen Fachbereich leitet.Organisation wechselnWer mehreren Organisationen angehört, wählt in der Übersicht unter „Organisation wechseln“, in welcher er arbeitet.
Sicherheit und Datenschutz
MandantentrennungJede Organisation ist in der Datenbank streng von allen anderen getrennt; die Datenbank selbst prüft jeden Zugriff.Mikrofon und SprachaufnahmeDas Mikrofon läuft nur nach ausdrücklichem Klick, mit sichtbarer Anzeige, und die Tonaufnahme wird von Universe Memory nicht gespeichert.SprachmodelleLagebilder und Entwürfe entstehen mit Sprachmodellen, zuerst mit Verarbeitung in der EU; Firmenwissen gilt dabei nur als Beleg, nie als Anweisung.ProtokollUniverse Memory hält jede wesentliche Handlung mit Person, Aktion, Objekt und Zeitpunkt im Protokoll der Organisation fest.DatenstandortDie Cloud-Fassung von Universe Memory läuft in Frankfurt am Main; Spracherkennung und erstes Sprachmodell verarbeiten in der EU.
Führung mit Maike
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