Wissenseintrag erfassen

Unter „Neuer Eintrag“ festhalten, was Sie wissen, mit Titel, Erklärung, Quelle, Fachbereich und Freigabebereich.

MitarbeiterFachbereichsleitungGeschäftsführung

Wozu

Ein Wissenseintrag macht Erfahrungswissen dauerhaft und auffindbar. Die Pflichtangabe „Quelle“ sorgt dafür, dass jeder später nachvollziehen kann, woher eine Aussage stammt.

So geht's

ArbeitsbereichWissenNeuer Eintrag

In der linken Spalte „Wissen“ öffnen.
Unter „Neuer Eintrag“ einen „Titel“ und die „Erklärung“ eintragen, getippt oder über „Per Sprache erfassen“.
Unter „Quelle“ angeben, woher das Wissen stammt, zum Beispiel „Gespräch mit dem Einkauf am 20.10.“.
Einen „Fachbereich“ wählen oder „Kein Fachbereich“ lassen.
Unter „Wer darf es sehen?“ den Freigabebereich wählen: „Fachbereich“, „Ganzes Unternehmen“ oder „Besonders geschützt“.
Das Häkchen „Gleich zur Prüfung einreichen“ gesetzt lassen oder entfernen.
Auf „Speichern“ klicken. Es erscheint „Gespeichert.“

Universe Memory WissenIllustration

Aufnahme läuft

„Bei Eilbestellungen frage ich zuerst die Produktion, dann die Freigabestelle.“

Neuer Eintrag

Eilbestellungen freigeben

Quelle: Gespräch mit dem Einkauf
Wer darf es sehen?: Fachbereich

EntwurfIn PrüfungFreigegeben

Geprüft von einer zweiten Person

Geprüftes Wissen

Abb. 1 Ein gesprochener Satz wird zum Wissenseintrag mit Quelle und Freigabebereich. Nach der Prüfung durch eine zweite Person ist er freigegeben und erscheint im geprüften Wissen.

Die Felder im Einzelnen

„Titel“: 3 bis 250 Zeichen. Formulieren Sie ihn so, wie jemand danach suchen würde.
„Erklärung“: 5 bis 30.000 Zeichen. Hier steht das eigentliche Wissen.
„Quelle“: 2 bis 400 Zeichen, Pflichtfeld. Gespräch, Dokument, Erfahrung, Datum.
„Fachbereich“: einer der Fachbereiche der Organisation oder „Kein Fachbereich“.
„Wer darf es sehen?“: voreingestellt ist „Fachbereich“.
„Gleich zur Prüfung einreichen“: voreingestellt gesetzt.

Der Weg eines Eintrags

„Entwurf“: gespeichert ohne Häkchen oder von einer Prüfung zurückgegeben. Nur Sie selbst sowie Inhaber und Verwaltung sehen ihn.
„In Prüfung“: eingereicht. Er wartet auf Freigabe durch eine zweite Person.
„Freigegeben“: geprüft. Er steht unter „Geprüftes Wissen“ für alle, die der Freigabebereich zulässt.
„Archiviert“: aus allen Listen genommen, aber nicht gelöscht.

Meine Einträge

Ihre eigenen Einträge, die nicht freigegeben sind, stehen unter „Meine Einträge“ mit ihrem Status. Bei einem „Entwurf“ reichen Sie ihn dort mit „Zur Prüfung einreichen“ ein; es erscheint „Zur Prüfung eingereicht.“

Ein Eintrag lässt sich nach dem Speichern in der Oberfläche nicht bearbeiten. Für eine Korrektur legen Sie einen neuen Eintrag an; den alten archiviert eine berechtigte Person.

Fachbereich und Freigabebereich zusammen denken

Der Freigabebereich „Fachbereich“ wirkt nur zusammen mit einem gewählten Fachbereich. Ohne Fachbereich lesen einen solchen Eintrag nach der Freigabe nur Sie selbst, Inhaber, Verwaltung und Geschäftsführung. „Besonders geschützt“ ohne Fachbereich sehen nur Sie, Inhaber und Verwaltung.

Tipps

Eine gute Quelle nennt Person, Anlass und Datum; das hilft dem Prüfer und jedem späteren Leser.

Ein Eintrag je Sachverhalt: Kurze, klar betitelte Einträge findet die Suche besser als lange Sammeltexte.

Häufige Fragen

Ist die Quelle Pflicht?

Ja. Ohne Quelle lässt sich ein Eintrag nicht speichern; sie muss mindestens 2 Zeichen lang sein.

Wer sieht meinen Eintrag, bevor er geprüft ist?

Als Entwurf nur Sie selbst, Inhaber und Verwaltung. In Prüfung zusätzlich die Geschäftsführung und die Leitung des gewählten Fachbereichs.

Kann ich einen Eintrag nachträglich ändern?

In der Oberfläche nicht. Legen Sie für eine Korrektur einen neuen Eintrag an und lassen Sie den alten archivieren.