Jemanden einladen
Unter „Jemanden einladen“ eine E-Mail-Adresse und eine Rolle angeben; die Person erhält einen Einladungslink, der 14 Tage gilt.
Wozu
Neue Mitglieder kommen nur auf Einladung in die Organisation. So bestimmen Inhaber und Verwaltung, wer dazugehört und mit welcher Rolle jemand beginnt.
So geht's
- In der linken Spalte „Team“ öffnen.
- Unter „Jemanden einladen“ die „E-Mail-Adresse“ eintragen.
- Unter „Rolle“ wählen: „Verwaltung“, „Geschäftsführung“, „Fachbereichsleitung“ oder „Mitarbeiter“; voreingestellt ist „Mitarbeiter“.
- Auf „Einladung senden“ klicken. Es erscheint „Einladung gesendet.“
- In der Liste darunter den Stand verfolgen: „Gültig bis“ mit Datum oder „Angenommen“.
- Mikrofon nur nach Ihrem Klick
- Vier-Augen-Prinzip
- Daten in Frankfurt am Main
- Jede Freigabe im Protokoll
Abb. 1 Rollen und Fachbereiche bestimmen, wer welchen Freigabebereich lesen darf; die Datenbank prüft das bei jedem Zugriff.
Wer einladen darf
Das Formular „Jemanden einladen“ und die Liste der Einladungen sehen „Inhaber“ und „Verwaltung“. Die Rolle „Inhaber“ lässt sich nicht vergeben.
Die Einladungs-E-Mail
Die E-Mail trägt den Betreff „Einladung zu Universe Memory“, nennt die Organisation und enthält den Link „Einladung annehmen“. Der Link gilt 14 Tage und nur ein einziges Mal.
Meldet Universe Memory statt „Einladung gesendet.“ die Meldung „Einladung angelegt.“, ist die Einladung gespeichert, die E-Mail aber nicht hinausgegangen. Den Link finden Sie dann in der Liste der Einladungen unter „Einladungslink zum Weitergeben“; geben Sie ihn der Person auf einem anderen Weg.
Die Adresse muss passen
Eine Einladung lässt sich nur mit einem Konto annehmen, dessen E-Mail-Adresse genau der eingeladenen Adresse entspricht; Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Die Handlung wird im Protokoll vermerkt.
Tipps
Laden Sie mit der Adresse ein, die die Person beruflich nutzt; mit einer anderen Adresse lässt sich die Einladung nicht annehmen.
Vergeben Sie die Rolle passend zur Aufgabe; Sie können sie später unter „Mitglieder“ ändern.
Häufige Fragen
Wie lange gilt eine Einladung?
14 Tage. Danach ist eine neue Einladung nötig.
Wer darf einladen?
Inhaber und Verwaltung.
Was bedeutet „Einladung angelegt.“?
Die Einladung ist gespeichert, die E-Mail wurde aber nicht verschickt. Den Einladungslink finden Sie in der Liste der Einladungen und können ihn selbst weitergeben.
Verwandte Funktionen
Stand: · Konzept & Leitung: Alexander Holtermann