Rollen und Rechte
Fünf Rollen: Inhaber, Verwaltung, Geschäftsführung, Fachbereichsleitung und Mitarbeiter, jede mit klar umrissenen Rechten.
Wozu
Rollen legen fest, wer prüft, wer Lagebilder erstellt und wer das Team verwaltet. Universe Memory setzt diese Rechte in der Datenbank selbst durch, sodass sie überall gleich gelten.
So geht's
- In der linken Spalte „Team“ öffnen.
- Unter „Mitglieder“ sieht jedes Mitglied Namen, Rolle und Fachbereiche aller Mitglieder.
- Als Inhaber oder Verwaltung beim Mitglied auf die gewünschte Rolle klicken: „Verwaltung“, „Geschäftsführung“, „Fachbereichsleitung“ oder „Mitarbeiter“; die aktuelle Rolle ist hervorgehoben.
- Es erscheint „Rolle geändert.“
- Mikrofon nur nach Ihrem Klick
- Vier-Augen-Prinzip
- Daten in Frankfurt am Main
- Jede Freigabe im Protokoll
Abb. 1 Rollen und Fachbereiche bestimmen, wer welchen Freigabebereich lesen darf; die Datenbank prüft das bei jedem Zugriff.
Die fünf Rollen
- „Inhaber“: hat die Organisation angelegt. Liest alles, prüft, erstellt Lagebilder, verwaltet das Team und liest das Protokoll. Die Rolle lässt sich nicht ändern oder vergeben.
- „Verwaltung“: dieselben Rechte wie der Inhaber; ändert Rollen aller Mitglieder außer dem Inhaber.
- „Geschäftsführung“: prüft und gibt Wissen frei, archiviert, erstellt und gibt Lagebilder frei, gibt jeden Ablauf frei. Liest Fachbereichswissen aller Fachbereiche; besonders geschütztes Wissen nur in Fachbereichen, die sie leitet.
- „Fachbereichsleitung“: kennzeichnet die Person im Team als Leitung. Die zusätzlichen Rechte eines Fachbereichs entstehen durch die Zuordnung mit „Leitet diesen Fachbereich“.
- „Mitarbeiter“: erfasst Wissen, stellt und beantwortet Fragen, beschreibt Abläufe, lässt Entwürfe schreiben und liest das Wissen, das ihm sein Fachbereich und der Freigabebereich öffnen.
„Leitet diesen Fachbereich“
Wer einem Fachbereich mit dem Häkchen „Leitet diesen Fachbereich“ zugeordnet ist, liest dessen besonders geschütztes Wissen, prüft und gibt dessen Einträge frei, archiviert Einträge des Fachbereichs und erstellt und liest Lagebilder für diesen Fachbereich. Das gilt unabhängig von der Rolle. Vergeben Sie für Fachbereichsleiter deshalb beides: die Rolle „Fachbereichsleitung“ und die Zuordnung mit dem Häkchen.
Schutzregeln
- Die eigene Rolle lässt sich nicht ändern; der Versuch meldet „Die eigene Rolle lässt sich hier nicht ändern.“
- Die Rolle des Inhabers lässt sich von niemandem ändern.
- Jede Rollenänderung wird im Protokoll vermerkt.
Keine Bewertung von Menschen
Universe Memory führt keine Ranglisten und trifft keine Personalentscheidungen. Lagebilder sind ausdrücklich angewiesen, keine Personenbewertungen und keine Leistungsvergleiche von Mitarbeitern vorzunehmen.
Tipps
Vergeben Sie „Verwaltung“ sparsam: Diese Rolle liest jeden Wissenseintrag und das Protokoll der Organisation.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Inhaber und Verwaltung?
Die Rechte sind gleich. Der Inhaber hat die Organisation angelegt, und seine Rolle lässt sich nicht ändern.
Wer darf Rollen ändern?
Inhaber und Verwaltung, für alle Mitglieder außer dem Inhaber und außer sich selbst.
Reicht die Rolle Fachbereichsleitung, um geschütztes Wissen zu sehen?
Nein. Dafür muss die Person unter „Person einem Fachbereich zuordnen“ mit „Leitet diesen Fachbereich“ zugeordnet sein.
Verwandte Funktionen
Stand: · Konzept & Leitung: Alexander Holtermann