Archivieren

Einen geprüften Eintrag, der nicht mehr gilt, mit „Archivieren“ aus allen Listen nehmen, ohne ihn zu löschen.

GeschäftsführungFachbereichsleitung

Wozu

Wissen veraltet. Archivieren nimmt überholte Einträge aus Liste, Suche, Lagebild und Entwürfen, bewahrt sie aber für die Nachvollziehbarkeit auf.

So geht's

ArbeitsbereichWissenGeprüftes WissenArchivieren

In der linken Spalte „Wissen“ öffnen.
Unter „Geprüftes Wissen“ den Eintrag suchen.
Beim Eintrag auf „Archivieren“ klicken. Es erscheint „Archiviert.“

Universe Memory WissenIllustration

Aufnahme läuft

„Bei Eilbestellungen frage ich zuerst die Produktion, dann die Freigabestelle.“

Neuer Eintrag

Eilbestellungen freigeben

Quelle: Gespräch mit dem Einkauf
Wer darf es sehen?: Fachbereich

EntwurfIn PrüfungFreigegeben

Geprüft von einer zweiten Person

Geprüftes Wissen

Abb. 1 Ein gesprochener Satz wird zum Wissenseintrag mit Quelle und Freigabebereich. Nach der Prüfung durch eine zweite Person ist er freigegeben und erscheint im geprüften Wissen.

Wer archivieren darf

Archivieren dürfen „Inhaber“, „Verwaltung“ und „Geschäftsführung“ sowie wer den Fachbereich leitet, dem der Eintrag zugeordnet ist.

Was Archivieren bewirkt

Der Eintrag verschwindet aus „Geprüftes Wissen“, aus der Suche und aus den Zahlen der Übersicht.
Lagebilder und Entwürfe stützen sich nur auf freigegebenes Wissen; archivierte Einträge fließen nicht mehr ein.
Der Eintrag bleibt in der Datenbank erhalten; Archivieren ist kein Löschen.
Die Handlung wird im Protokoll vermerkt.

Tipps

Archivieren Sie einen Eintrag erst, wenn sein Nachfolger freigegeben ist, damit keine Lücke entsteht.

Häufige Fragen

Ist ein archivierter Eintrag gelöscht?

Nein. Er bleibt gespeichert, erscheint aber in keiner Liste und keiner Suche mehr.

Taucht archiviertes Wissen in Lagebildern auf?

Nein. Lagebilder verwenden ausschließlich freigegebene Einträge.

Verwandte Funktionen

Wissenseintrag erfassenUnter „Neuer Eintrag“ festhalten, was Sie wissen, mit Titel, Erklärung, Quelle, Fachbereich und Freigabebereich.Wissen suchenIm Feld „Suchen“ alle Wörter eingeben, die in Titel oder Erklärung eines Eintrags vorkommen sollen.ProtokollUniverse Memory hält jede wesentliche Handlung mit Person, Aktion, Objekt und Zeitpunkt im Protokoll der Organisation fest.Lagebild erstellen und freigebenZeitraum und Fachbereich wählen, „Lagebild erstellen“ klicken, das Ergebnis prüfen und mit „Freigeben“ bestätigen.

Stand: 23.10.2026 · Konzept & Leitung: Alexander Holtermann