Wer sieht welches Wissen

Status, Freigabebereich, Fachbereich und Rolle entscheiden gemeinsam, wer einen Wissenseintrag lesen darf.

GeschäftsführungMitarbeiterFachbereichsleitungIT & Datenschutz

Wozu

Nicht jedes Wissen ist für alle bestimmt. Universe Memory prüft bei jedem Lesezugriff in der Datenbank selbst, ob eine Person einen Eintrag sehen darf. Liste, Suche, Übersicht, Lagebild und Entwürfe folgen deshalb denselben Regeln.

So geht's

ArbeitsbereichWissenNeuer EintragWer darf es sehen?

Beim Erfassen unter „Wer darf es sehen?“ den Freigabebereich wählen.
Einen „Fachbereich“ wählen, wenn der Eintrag zu einem Fachbereich gehört.
Nach der Freigabe zeigt die Zeile unter dem Titel den Freigabebereich, den Fachbereich, die Quelle und das Datum.
Im Zweifel den engeren Bereich wählen; „Ganzes Unternehmen“ öffnet den Eintrag für alle Mitglieder.

Universe Memory WissenIllustration

Aufnahme läuft

„Bei Eilbestellungen frage ich zuerst die Produktion, dann die Freigabestelle.“

Neuer Eintrag

Eilbestellungen freigeben

Quelle: Gespräch mit dem Einkauf
Wer darf es sehen?: Fachbereich

EntwurfIn PrüfungFreigegeben

Geprüft von einer zweiten Person

Geprüftes Wissen

Abb. 1 Ein gesprochener Satz wird zum Wissenseintrag mit Quelle und Freigabebereich. Nach der Prüfung durch eine zweite Person ist er freigegeben und erscheint im geprüften Wissen.

Wer einen Eintrag immer sieht

Der Verfasser, in jedem Status.
„Inhaber“ und „Verwaltung“, in jedem Status und jedem Freigabebereich.

Einträge in Prüfung

Einen Eintrag „In Prüfung“ sehen zusätzlich die „Geschäftsführung“ und wer den zugeordneten Fachbereich leitet.

Freigegebene Einträge nach Freigabebereich

„Ganzes Unternehmen“: alle Mitglieder der Organisation.
„Fachbereich“: die Mitglieder des zugeordneten Fachbereichs und die „Geschäftsführung“.
„Besonders geschützt“: nur wer den zugeordneten Fachbereich leitet. Auch die „Geschäftsführung“ sieht ihn nur, wenn sie diesen Fachbereich leitet.

Inhaber, Verwaltung und der Verfasser sehen ihn in jedem Fall.

Die Regel gilt überall

Dieselbe Prüfung gilt für die Liste „Geprüftes Wissen“, für die Suche, für die Zahlen der Übersicht, für die Auswahl des Wissens in einem Lagebild und für das Wissen, auf das sich ein Entwurf stützt. Ein Lagebild oder ein Entwurf enthält deshalb nie Wissen, das die erstellende Person selbst nicht lesen darf.

Tipps

Personalnahe oder vertrauliche Inhalte gehören in „Besonders geschützt“ mit dem passenden Fachbereich.

Damit „Leitet diesen Fachbereich“ wirkt, muss die Person unter „Team“ dem Fachbereich mit diesem Häkchen zugeordnet sein.

Häufige Fragen

Sieht die Geschäftsführung alles?

Nein. Sie sieht Einträge für das ganze Unternehmen, alle Fachbereichseinträge und alles in Prüfung. Besonders geschützte Einträge sieht sie nur in Fachbereichen, die sie selbst leitet.

Wer sieht wirklich alles?

Inhaber und Verwaltung. Sie können jeden Eintrag der Organisation lesen.

Kann ein Fachbereich die Einträge eines anderen Fachbereichs sehen?

Nur, wenn diese für das ganze Unternehmen freigegeben sind. Einträge mit dem Freigabebereich „Fachbereich“ bleiben im zugeordneten Fachbereich.