Ablauf beschreiben

Unter „Neuer Ablauf“ die Schritte eines Arbeitsablaufs zeilenweise schreiben oder einsprechen und als Entwurf anlegen.

MitarbeiterFachbereichsleitungGeschäftsführung

Wozu

Wie eine Aufgabe tatsächlich erledigt wird, wissen oft nur die, die sie täglich machen. Ein beschriebener Ablauf macht dieses Wissen sichtbar, prüfbar und übertragbar.

So geht's

ArbeitsbereichAbläufeNeuer Ablauf

In der linken Spalte „Abläufe“ öffnen.
Unter „Neuer Ablauf“ den „Name des Ablaufs“ eintragen.
Im Feld „Schritte, je Zeile einer (Entscheidungen mit „?“ am Ende)“ jeden Schritt in eine eigene Zeile schreiben oder „Per Sprache erfassen“ nutzen.
Unter „Verantwortlich“ die Person wählen, die den Ablauf fachlich verantwortet; voreingestellt sind Sie selbst.
Einen „Fachbereich“ wählen oder „Kein Fachbereich“ lassen und die „Quelle“ angeben.
Auf „Entwurf anlegen“ klicken. Es erscheint „Entwurf angelegt.“

Universe Memory AbläufeIllustration

So erklärt

Bestellung geht ein
Dringlichkeit prüfen
Eilbestellung?
Produktion fragen
Freigabestelle bestätigt

Eilbestellung freigeben

Bestellung geht ein
Dringlichkeit prüfen
Eilbestellung?
Produktion fragen
Freigabestelle bestätigt

FreigegebenBPMN 2.0 · Als BPMN laden

Verantwortlich: Leitung Einkauf

Abb. 1 Gesprochene Schritte werden zum Ablaufentwurf; die Zeile mit Fragezeichen wird zur Entscheidung. Nach der Freigabe lässt sich der Ablauf als BPMN laden.

Regeln für die Angaben

„Name des Ablaufs“: 3 bis 250 Zeichen.
Schritte: mindestens 2, höchstens 80; leere Zeilen werden übergangen.
Eine Zeile, die mit „?“ endet, wird als Entscheidung gekennzeichnet.
„Quelle“: 2 bis 400 Zeichen, Pflichtfeld.

Abläufe der Organisation

Unter „Abläufe der Organisation“ steht jeder Ablauf mit Status („Entwurf“ oder „Freigegeben“), der verantwortlichen Person, der Quelle und der Fassung, zum Beispiel „v1“. Die Schritte erscheinen nummeriert; Entscheidungen sind hervorgehoben.

Wer einen Ablauf sieht

Freigegebene Abläufe: alle Mitglieder der Organisation.
Entwürfe: wer ihn angelegt hat, die verantwortliche Person, die Mitglieder des zugeordneten Fachbereichs sowie Inhaber, Verwaltung und Geschäftsführung.

Tipps

Beginnen Sie jede Zeile mit einem Verb: „Bestellung prüfen“, „Produktion fragen“.

Ein Ablauf kann falsch sein, bis die verantwortliche Person ihn bestätigt; deshalb entsteht er immer als Entwurf.

Häufige Fragen

Wie viele Schritte darf ein Ablauf haben?

Mindestens 2 und höchstens 80.

Kann ich einen Ablauf einsprechen?

Ja. „Per Sprache erfassen“ fügt den erkannten Text in das Feld der Schritte ein; prüfen Sie danach, dass jeder Schritt in einer eigenen Zeile steht.

Wer ist „Verantwortlich“?

Die Person, die den Ablauf fachlich bestätigt. Sie kann ihn freigeben, auch ohne leitende Rolle.