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Handbuch / Abläufe

Ablauf freigeben

Die verantwortliche Person oder die Leitung bestätigt einen Ablaufentwurf mit „Freigeben“.

GeschäftsführungFachbereichsleitungMitarbeiter

Wozu

Ein Ablauf gilt erst, wenn die Person ihn bestätigt, die ihn fachlich verantwortet. Mit der Freigabe sehen ihn alle Mitglieder der Organisation.

So geht's

ArbeitsbereichAbläufeAbläufe der OrganisationFreigeben
  1. In der linken Spalte „Abläufe“ öffnen.
  2. Unter „Abläufe der Organisation“ den Ablauf mit dem Status „Entwurf“ suchen.
  3. Die Schritte prüfen.
  4. Auf „Freigeben“ klicken. Es erscheint „Freigegeben.“ und der Status wechselt auf „Freigegeben“.
Universe Memory AbläufeIllustration

So erklärt

  1. Bestellung geht ein
  2. Dringlichkeit prüfen
  3. Eilbestellung?
  4. Produktion fragen
  5. Freigabestelle bestätigt

Eilbestellung freigeben

  1. Bestellung geht ein
  2. Dringlichkeit prüfen
  3. Eilbestellung?
  4. Produktion fragen
  5. Freigabestelle bestätigt
FreigegebenBPMN 2.0 · Als BPMN laden

Verantwortlich: Leitung Einkauf

Abb. 1 Gesprochene Schritte werden zum Ablaufentwurf; die Zeile mit Fragezeichen wird zur Entscheidung. Nach der Freigabe lässt sich der Ablauf als BPMN laden.

Wer freigeben darf

  • Die Person, die unter „Verantwortlich“ eingetragen ist, unabhängig von ihrer Rolle.
  • „Inhaber“, „Verwaltung“ und „Geschäftsführung“.

Der Button „Freigeben“ erscheint nur bei Entwürfen und nur für diese Personen. Freigabe, Person und Zeitpunkt werden am Ablauf und im Protokoll festgehalten.

Nach der Freigabe

Ein freigegebener Ablauf ist für alle Mitglieder der Organisation sichtbar und bleibt als BPMN ladbar. Er lässt sich in der Oberfläche nicht bearbeiten; für eine geänderte Fassung legen Sie einen neuen Ablauf an.

Tipps

Tragen Sie als verantwortliche Person jemanden ein, der den Ablauf täglich lebt; sie erkennt Fehler am schnellsten.

Häufige Fragen

Kann ein Mitarbeiter einen Ablauf freigeben?

Ja, wenn er als „Verantwortlich“ eingetragen ist.

Wer sieht einen freigegebenen Ablauf?

Alle Mitglieder der Organisation.

Verwandte Funktionen

Ablauf beschreibenUnter „Neuer Ablauf“ die Schritte eines Arbeitsablaufs zeilenweise schreiben oder einsprechen und als Entwurf anlegen.BPMN-ExportMit „Als BPMN laden“ einen Ablauf als BPMN-2.0-Datei herunterladen und in Modellierungswerkzeuge übernehmen.Rollen und RechteFünf Rollen: Inhaber, Verwaltung, Geschäftsführung, Fachbereichsleitung und Mitarbeiter, jede mit klar umrissenen Rechten.ProtokollUniverse Memory hält jede wesentliche Handlung mit Person, Aktion, Objekt und Zeitpunkt im Protokoll der Organisation fest.

Stand: · Konzept & Leitung: Alexander Holtermann